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接受房间预订

04-21 19:49:22  www.shouji670.com  阅览次数: 334 酒店客房管理

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     (一) 简介: 
  酒店之利润收入全赖于成功地租出房间,令客人可以使用酒店的其他设施,因此,客房之预定服务,是极为重要的一环。散客之预定虽然多是始于市场推销之营业部,但总有些是经过柜台或电话,直接向总台预约的。因此,各柜台之服务员及订房部主任应了解房务未来的预定情况。订房部门通常设有一个黑板,上面写上已经订满的日期。由于订房情况经常改变,前堂部工作人员应每天留意预订之情况。为方便内部沟通,订房情况通常是用颜色表示:红色表示所有房间已经订满,不能再接受当天之预定;绿色表示需要接受所有房类之预定;簧色表示普通房已经订满;蓝色表示一般房间已经订满,只余套间可以再接受预订。
  
  (二) 正常预定程序: 
  当客人用电话或亲自接触前堂部工作人员要求订房时,应礼貌地询问客人需要订房日期,若该日期是开放订房的(绿色),接受订房者须取出订房表进行记录。
  1

www.shouji670.com 、填上接受订房日期。
  2、在订房之小方格内打勾,表示此表已有订房显示。
  3、将全部来客之姓名,以清楚的字体书写。
  4、填写到达日期及离开日期,在此应与客人讲明占住多少个晚上,以免误会。
  5、填写客人是乘什么交通工具、火车及飞机班次、到达时间。
  6、填写客人所需房类及数量,如: 1×普通房——表示1人进住一间普通房 2××高级房——表示2人进住一间高级房 3××××家庭房——表示4人进住一间家庭房
  7、填上房价,并说明是否另附附加费及政府税。
  8、向客人要求预付订金,通常是一晚之房租(连服务账及政府税)以便落实预定。
  9、备注是用以填写特别事项的,如有关折扣、餐饮、车辆接送及旅游安排等。
  10、填写订房者的姓名及其电话号码。
  11、填写订房者的公司名称及地址。
  12、询问客人有否需要酒店之订房证明书,若然需要,可将订房表影印1份,邮寄或发给客人。
  13、接受订房人员在经办人栏内签名。
  14、若有关之预订需要通知其他之同事,应填上该部门在副本分发一栏内,然后照数影印副本分发。
  15、完成订房之后,应多谢客人并交订房表给予订房部主任处理,并应告知客人要注意的事项如下:
  (1)没有订金的预订,且又没有到达时间资料的,如遇订房紧张时,会在下午六时后自动将订房取消。
  (2)没有订金的预订,而火车或飞机班次时间的,如客人在该班次抵达后两小时尚未能前来登记,则酒店有权将预定自动取消。

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  (3)所有订金不会退还。
  
  (三)预订之日期已满程序:
  1、如遇满额 应表示抱歉并提议其他有空房的日期,也许客人可以通过更改行程来配合。
  2、等待名单(WAITINGLIST) 如客人行程不能改变,应提议为客人作一个等待名单之预定,向客人解释由于所订日之日期现已满额,但可将资料记录下,待其他日期相对之预定取消时,便可将这个预定接上,若客人同意等待名单提议,应如同以上之正常预定程序把资料填上订房表上,但须在等待名单之小方格上打勾,由订房部主任处理,待订房情况有变,需要在那天接收订房时,便由订房部主任以电话通知客人。
  3、无法接受客人预定 若因日期不合,不能为客人完成订房,也应提供其他酒店之电话号码,协助客人尝试别的酒店,并礼貌地多谢客人来电(或前来)希望日后有机会再为他服务。
  
  (四) 取消预定
  1、已经跟酒店作好预订,但需要取消时,酒店的经办人应取出一张新的订房表,在取消一栏的小方格上打勾,以表示有关取消的预定。
  2、在此表上列出预定来客的姓名。
  3、填上预订来客的到达及离开日期。
  4、填上预订的房间数量及房类。
  5、将通知者的姓名写在订房者一栏。
  6、填上有关通知者的公司名称、电话号码及地址,作为记录。7、经办人签名后,应向客人道谢,以示日后有机会,希望能为其客人服务。
  8、取消订房表应交与订房部主任,便于在订房记录上配合把这预订取消。
  
  (五)更改预订
  1、已经作好预订,但接到通知要求更改一些资料,一般如:飞机或火车班次时间,到达或离开日期,客名和房间数量的资料,经办人应取出一张新的订房表,然后在“更改”一栏的小方格

www.shouji670.com 上打勾,再在旁边横线上写上是有关何种更改,如:更改 □ 飞机班次
  2、列出来客之原本之姓名、到达日期、班次资料、再填上更改后的资料。
  3、将此有关更改预订之订房表,交与订房部主任,作好应有之更改。
  
  (六)注意事项
  1、如客人需要更改之日期,已经满额(红色)应向客人表示歉意,作出婉拒。
  2、如客人需加订房数量,在当天订房情况是满额时,亦不能接受增加。

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