企业对已存储的电子邮件和语音邮件的监控问题在法律层面上很少涉及，一般情况下，联邦法律认定其为合法。《保护电子通讯隐私法》规定：提供电子通讯服务的企业有权力在其电脑系统中和电话系统中查询过去的存储信息，而不用经过员工的同意。比如，曾有案例：企业查看了一位员工存储在公司电脑中的电子邮件，法庭判决该企业没有违反《保护电子通讯隐私法》。
最好的办法：合理的政策与有选择的监控
正如以上讨论的，法律允许企业在必要情况下对员工进行监控。实际上，所有的企业都能够为自己在任何时候采取的监控手段找到合理的解释。然而，如果监控行为在实施过程中运用不当，可能会导致严重的道德问题。没有人喜欢被别人监视，尤其是涉及到个人事务
www.shouji670.com 、与工作无关的行为时更是如此，尽管这些行为可能会发生在工作时间。为了减少这些问题，最好的办法就是制定一个政策并使之透明化，并且只在商业活动需要的时候采取监督行为。下面介绍五种方法帮助你避免滥用监控手段，同时改善与员工的关系。1、为监督员工行为制定一个专门的政策，并向员工讲明该政策的用意。这个政策应该是：
明确计算机系统和通讯服务系统是属于企业财产
保留对员工电子通讯进行监控的权力
解释对员工进行监视是出于商业原因
界定因公、因私使用电话、邮件和互联网的范围
禁止不正当的使用，包括：过多的因私使用；发送、浏览、存储侵犯他人人权、损害他人名誉或涩情信息；未经许可复制、分发享受版权保护的资料；传输商业机密信息等
对违反政策的行为给予相应惩罚，注明该政策的起止时间
2、出于工作目的进行监督。如果你对你的监督行为给员工一个合理、出于工作原因的解释，那么他们一定愿意接受，并把它作为一项工作规定去遵守，而不会视之为对人权的侵犯。合理的理由包括：监督是为了向违反规定的员工追究个人责任，为了提高员工工作质量，为了改善与客户的关系，为了保证公司产品和服务质
www.shouji670.com 量等。3、合理地规定个人使用范围。在实际工作中，完全禁止个人使用公司的电话、网络既是不实际的，也是不合理的。同样，对违反公司规定的员工进行苛刻地惩罚也会被认为是不公平的。
4、参照州法律。如果你所在的州法律要求需经所有当事方同意才能实施监督行为，那么应该在电话打入、打出以前有一段语音提示，提醒员工和客户在通话时可能将会被录音。
5、给出通告，获得员工同意。记住，如果你的监督行为获得了员工的同意，那么它将总是合法的。所以你应该在雇佣新员工时或开始进行监督行为以前，与员工签订这样的一份协议。
监控是一种须谨慎使用的方法
毫无疑问，企业对员工行为监控越来越普遍，而且还可以从法律层面得到支持。然而，过度地采用监控手段可能会引发负面效应。因此，要很好地解决这个问题，需要在企业保护商业秘密和员工保护个人隐私之间找一个平衡点。以上介绍的五种方法应该是非常好的建议
